Comment conserver nos archives personnelles ?

On a toutes et tous cette fameuse boîte (ou dix !) qui traîne au sous-sol ou dans le fond d’un garde-robe. Vous savez, celle qui est remplie de vieilles photos, de bulletins scolaires, de lettres et de souvenirs précieux. 💌

On se dit toujours qu’on va s’en occuper « un jour », mais devant l’ampleur de la tâche, on se sent vite dépassé. Par où commencer ?

Pour nous aider à y voir plus clair et à prendre soin de nos souvenirs comme il se doit, j’ai demandé à une experte de nous partager ses meilleurs conseils. ✨

Voici donc les judicieux conseils de Sabrina Riel, archiviste chez Histoire et Archives Laurentides.

Les archives racontent l’histoire d’un individu, d’une famille. Elles sont des fenêtres vers le passé et méritent d’être conservées pour les générations futures. Cependant, devant la quantité, on ne sait pas toujours où donner de la tête. Comment organiser tous ces documents et photographies ? Comment s’assurer qu’ils se conservent bien ?

Cet article répondra certainement à plusieurs de vos interrogations !

Des archives, c’est quoi ? 📂

Les archives, ce sont l’ensemble des documents, quel que soit leur support (papier, numérique) et leur date, produits ou reçus par une personne, dans le cadre de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale ou historique.

Les types de documents sont très variés : photographies, négatifs, actes notariés, lettres, factures, contrats d’assurances, diplômes, bulletins scolaires, plans, vidéos, enregistrements sonores, petits objets, etc.

De nos jours, les archives sont de plus en plus numériques. Il suffit de penser à toutes les photographies prises sur nos cellulaires : oui, ce sont aussi des archives. 📸

Différents types de document que l’on peut retrouver dans un fonds d’archives. 

Nous avons tendance à croire qu’une archive, c’est un vieux document, alors que c’est faux ! La facture d’Internet reçue la semaine passée ou bien les bulletins scolaires des enfants de cette année sont des documents d’archives. 

Organiser nos archives personnelles 🗃️

Organiser les archives permet de faciliter la recherche et de faire un ménage plus efficace puisque ce ne sont pas tous les documents qui doivent être conservés. Il existe plusieurs modèles de plan de classification de vos documents personnels.

Je vous présente ici une suggestion de grands thèmes pour les organiser. 

1. Ce que je suis 🌿: votre histoire personnelle, votre généalogie
2. Ceux et celles que je fréquente 👨👩👧👦 : votre famille, vos amis, votre vie sociale 
3. Ce que je fais 🎓 : vos études, vos emplois, vos implications, vos loisirs et intérêts, vos voyages 
4. Ce que je possède 🏡 : vos finances, vos ressources mobilières (meubles, automobiles, etc.), vos ressources immobilières (résidences, chalets, locaux commerciaux, etc.), vos animaux. 

En regroupant vos archives sous ces grands thèmes, vous serez ensuite en mesure de les subdiviser en sous-thèmes. Les documents peuvent être rangés dans des chemises, auxquelles vous donnerez des titres représentatifs du contenu. 

Pendant que vous effectuez ce ménage, profitez-en pour retirer les doublons et les documents sans grande valeur historique comme les factures ou les articles de journaux (sans lien avec vous ou votre famille). ☝️ N’oubliez pas que toute facture utilisée lors de votre déclaration d’impôts doit être conservée pour une période légale de 7 ans, après quoi elle peut être détruite. Si les documents contiennent des renseignements personnels, déchiquetez-les. ✂️ 

💡Durant le processus, n’hésitez pas aussi à noter toute information pertinente en lien avec les documents… comme les noms de personnes présentes sur une photographie. Si vous saviez à quel point les archivistes sont heureux lorsque les photos sont identifiées !

Assurer la conservation physique des documents d’archives 🧾

Pour conserver vos archives personnelles, il est préférable d’utiliser des chemises de couleur neutre, comme le beige. Je sais qu’il est tentant d’organiser par couleur, mais au moindre dégât d’eau, l’encre de la chemise pourrait déteindre sur vos documents.

Retirez aussi les trombones et les pinces en métal qui peuvent rouiller et endommager les archives. Vous pouvez acheter des trombones en plastique pour les remplacer. Évitez aussi les élastiques, qui sèchent et s’émiettent au fil du temps.

Une légende urbaine veut que conserver des tissus blancs dans un papier de soie bleu en garde la blancheur. Faux ! Privilégiez le papier de soie blanc, pour les mêmes raisons que les chemises beiges.

Les boîtes en carton sont préférables aux boîtes en plastique pour le rangement de vos archives puisqu’elles assurent une meilleure circulation de l’air. 📦

Toutefois, si vos documents sont conservés au sous-sol, à l’humidité, où les risques de dégât d’eau sont élevés (ce ne sont pas des conditions idéales en passant !), optez plutôt pour des bacs en plastique, vous aurez l’esprit tranquille.

Assurez-vous aussi de bien remplir les boîtes pour éviter que les chemises et les documents ne courbent. Utilisez des boîtes de papier-mouchoir vides (ou toute autre petite boîte) pour combler l’espace et garder les dossiers droits. 

À gauche : Les dossiers ne sont pas droits et, avec le temps, les chemises et les documents vont courber. À droite : la boîte de papier-mouchoir permet de tenir les documents droits. 

Vous n’êtes pas obligés d’avoir de petits gants blancs pour manipuler vos archives. Toutefois, assurez-vous d’avoir les mains propres. 🙌

Lorsque vous prenez des photographies, évitez de mettre vos doigts sur l’image puisque vous pourriez l’endommager et y laisser vos empreintes.

Pour les négatifs, il faut faire plus attention. Si vous observez bien les deux côtés d’un négatif, vous remarquerez qu’un côté est plus lustré et l’autre, plus mat. C’est ce dernier qui contient l’émulsion où est figée l’image. Si vous le frottez ou y mettez vos doigts, vous pouvez l’endommager de façon permanente. Manipulez les photographies et les négatifs par les côtés et vous n’aurez pas de problème !

Le mal a été fait : j’ai laissé mon empreinte dans ce négatif (qui était un double, ne vous inquiétez pas). 

La bonne façon de manipuler les négatifs et les photographies. 

Pour conserver les documents, les lieux doivent être frais et avoir une bonne humidité ambiante. Les conditions idéales sont une température entre 18 °C et 20 °C et une humidité relative entre 40% et 60%. 🌡️

Les archives aiment la stabilité ; des variations dans un court laps de temps sont leurs pires ennemis. Les documents tout comme les boîtes de conservation ne doivent pas être exposés à une lumière directe ni être placés près d’une source de chaleur comme un calorifère. Évitez aussi les endroits très poussiéreux qui pourraient attirer des insectes nuisibles. Il est préférable de ranger vos boîtes sur des tablettes, et non directement par terre. 

La numérisation de vos documents d’archives 💻

Numériser les vieilles photographies de famille est une bonne idée pour en assurer la conservation. S’il devait arriver quelque chose aux documents originaux, vous en aurez une copie numérique !

Voici quelques petits trucs pour vous assurer d’une bonne numérisation :

• Privilégiez le format de fichier .tif, si votre numériseur le permet. Sinon, optez pour le .png (en dernier recours, le .jpg). Le format TIFF ne compresse pas le fichier, au contraire du PNG et du JPG, et donc, votre image garde sa pleine qualité. Ces fichiers sont plus volumineux, mais pour une conservation à long terme, il n’y a rien de mieux. 

• Concernant la résolution, il est suggéré d’opter pour 300 ou 600 ppp (ou dpi), selon la taille du document. Si votre document est d’une grandeur de 8 ½ x 11, optez pour du 300 ppp. Si votre photographie est d’un format passeport, choisissez du 600 ppp (et même plus si votre numériseur le peut). Si votre appareil prend en charge la numérisation de négatifs et de diapositives, vous voulez alors opter pour une résolution de 1 200 ou 2 400 ppp. 

• Effectuez fréquemment des copies de sauvegarde (back-up) de tous vos documents numériques, que ce soit sur une clé USB, un disque dur ou le nuage (Cloud). Dans le cas des deux premiers supports, gardez-les à un autre lieu que votre ordinateur. 

Conserver nos archives : tout un projet ! 💪

En conclusion, s’attaquer à l’organisation de nos archives n’est pas un projet simple. Il est toujours mieux de bien réfléchir à ce que l’on souhaite faire avant de s’y lancer. N’hésitez pas à contacter une société d’histoire dans votre région pour obtenir des conseils. 

Si vous ne souhaitez plus conserver vos documents personnels ou familiaux, surtout, ne les jetez pas ! Il existe des centres d’archives prêts à acquérir vos archives et à les conserver pour les générations futures.

Voici la liste des services d’archives agréés à travers le Québec :

👉 BANQ 

👉 Le Regroupement des services d'archives privées agréés du Québec

Par Sabrina Riel, archiviste à Histoire et Archives Laurentides

Qui sommes-nous ? 

Histoire et Archives Laurentides est un organisme à but non lucratif situé à Saint-Jérôme. La mission de notre service d’archives privées agréé est d’acquérir, de protéger et de mettre en valeur le patrimoine archivistique de la MRC de La Rivière-du-Nord (Saint-Jérôme, Saint-Colomban, Prévost, Saint-Hippolyte, Sainte-Sophie).  

Sources : 

Gilles Héon, Marc Beaudouin et Nathalie Bissonnette, Comment gérer vos documents personnels.